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Titel
Text copied to clipboard!Rechnungskoordinator
Beschreibung
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Wir suchen einen engagierten Rechnungskoordinator, der die ordnungsgemäße Bearbeitung, Prüfung und Nachverfolgung von Rechnungen innerhalb unseres Unternehmens sicherstellt. In dieser Position übernehmen Sie eine zentrale Rolle an der Schnittstelle zwischen Buchhaltung, Einkauf, Lieferanten und internen Fachabteilungen. Ihr Ziel ist es, einen reibungslosen, transparenten und termingerechten Rechnungsprozess zu gewährleisten, damit finanzielle Abläufe effizient, korrekt und nachvollziehbar bleiben.
Als Rechnungskoordinator sind Sie verantwortlich für die Erfassung eingehender Rechnungen, die Kontrolle von Rechnungsdaten sowie die Abstimmung mit Bestellungen, Lieferscheinen und vertraglichen Vereinbarungen. Sie prüfen, ob alle Angaben vollständig und korrekt sind, identifizieren Abweichungen und klären Unstimmigkeiten mit den zuständigen Ansprechpartnern. Darüber hinaus unterstützen Sie bei der Einhaltung interner Richtlinien, gesetzlicher Vorgaben und definierter Freigabeprozesse.
Die Rolle erfordert ein hohes Maß an Genauigkeit, Organisationsfähigkeit und Kommunikationsstärke. Sie arbeiten mit verschiedenen Teams zusammen, um offene Rechnungen zu verfolgen, Zahlungsfristen einzuhalten und Prozessverbesserungen umzusetzen. Dabei nutzen Sie ERP-Systeme, Buchhaltungssoftware und digitale Dokumentenmanagementlösungen, um Daten strukturiert zu verwalten und Berichte zu erstellen. Ein gutes Verständnis für buchhalterische Grundlagen sowie für administrative Abläufe ist daher besonders wichtig.
Ein erfolgreicher Rechnungskoordinator erkennt Optimierungspotenziale in bestehenden Prozessen und trägt aktiv dazu bei, Arbeitsabläufe effizienter zu gestalten. Dazu gehört beispielsweise die Unterstützung bei der Standardisierung von Rechnungsprüfungen, die Pflege von Lieferantenstammdaten und die Mitwirkung bei Monats-, Quartals- oder Jahresabschlüssen. Auch die Vorbereitung von Auswertungen für interne Kontrollen oder Audits kann Teil Ihres Aufgabenbereichs sein.
In dieser Position sind Zuverlässigkeit, Diskretion und ein lösungsorientierter Arbeitsstil entscheidend. Sie behalten auch bei hohem Rechnungsvolumen den Überblick, priorisieren Aufgaben sinnvoll und sorgen für eine professionelle Kommunikation mit internen und externen Partnern. Wenn Sie gerne strukturiert arbeiten, Zahlen sicher handhaben und einen wichtigen Beitrag zu stabilen Finanzprozessen leisten möchten, bietet Ihnen diese Rolle eine vielseitige und verantwortungsvolle berufliche Perspektive. Sie erwartet ein dynamisches Arbeitsumfeld mit klaren Prozessen, Entwicklungsmöglichkeiten und der Chance, aktiv zur Qualität und Effizienz des Rechnungswesens beizutragen.
Verantwortlichkeiten
Text copied to clipboard!- Eingehende Rechnungen erfassen, prüfen und systemseitig verbuchen
- Rechnungsdaten mit Bestellungen, Verträgen und Lieferscheinen abgleichen
- Unstimmigkeiten mit Lieferanten und internen Abteilungen klären
- Freigabeprozesse koordinieren und Zahlungsfristen überwachen
- Lieferantenstammdaten pflegen und relevante Dokumente verwalten
- Berichte zu offenen Rechnungen, Bearbeitungsständen und Abweichungen erstellen
- Bei Monats-, Quartals- und Jahresabschlussarbeiten unterstützen
- Interne Richtlinien und gesetzliche Vorgaben im Rechnungsprozess sicherstellen
Anforderungen
Text copied to clipboard!- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
- Erfahrung in der Rechnungsprüfung, Buchhaltung oder Kreditorenbuchhaltung
- Sicherer Umgang mit ERP-Systemen und MS Office, insbesondere Excel
- Gutes Verständnis für buchhalterische Grundlagen und administrative Prozesse
- Hohe Genauigkeit und strukturierte Arbeitsweise
- Kommunikationsstärke im Umgang mit internen und externen Ansprechpartnern
- Fähigkeit, Prioritäten zu setzen und Fristen zuverlässig einzuhalten
- Kenntnisse im Umgang mit digitalen Dokumentenmanagementsystemen von Vorteil
Potenzielle Interviewfragen
Text copied to clipboard!- Welche Erfahrung haben Sie in der Bearbeitung und Prüfung von Rechnungen?
- Mit welchen ERP- oder Buchhaltungssystemen haben Sie bereits gearbeitet?
- Wie gehen Sie mit fehlerhaften oder unvollständigen Rechnungen um?
- Wie stellen Sie sicher, dass Zahlungsfristen eingehalten werden?
- Welche Rolle haben Sie bisher in Freigabe- oder Abstimmungsprozessen übernommen?
- Wie organisieren Sie Ihre Arbeit bei hohem Rechnungsaufkommen?
- Haben Sie Erfahrung in der Kommunikation mit Lieferanten und Fachabteilungen?
- Welche Maßnahmen würden Sie zur Optimierung von Rechnungsprozessen vorschlagen?
